Leistungen

Dokumenten-Scanservice

Die Anzahl der Papierformulare und Dokumente nimmt permanent zu. Ganz im Gegensatz zu der Zeit, die man zu verschenken hat. Im Schnitt verbringt ein Sachbearbeiter bis zu 30% seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Papierdokumenten wie Lieferscheine, Nachweise etc. Der Umstieg auf digitales Handling spart in jeder Hinsicht: Porto, Kopien, Faxe und Ausdrucke kosten nicht nur Geld sondern auch jede Menge Zeit!

In vielen Branchen
schon heute nicht mehr wegzudenken, erobern digitale Archive immer breitere Bereiche von Wirtschaft und Verwaltung. Ob Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Pläne oder technische Dokumentationen - die Digitalisierung der Dokumente schafft nicht nur Platz im Archiv, sie macht auch Jahre alte Unterlagen in Sekunden zugänglich. Ein Produktivitätsvorsprung, den zu verschenken sich kaum noch jemand leisten kann. Was heute noch ein Vorteil ist, wird schon bald zwingende Notwendigkeit sein, um Schritt halten zu können.

Auch ohne ein digitales Archiv
kann es durchaus sinnvoll sein, Aktenbestände teilweise oder ganz einscannen zu lassen. Sie erhalten auf Wunsch durchsuchbare pdf- Dateien, die separat nutzbar sind oder ein selbsttragendes Archiv mit eigenem Rechercheclient. Dieser bietet die gewohnte Ablagestruktur und allen Komfort eines DMS-Systems. Lediglich die Option, neue Dokumente hinzufügen, steht nicht zur Verfügung.

Gründe für Altaktenarchivierung können sein:

  • Der Platz in Archiven und Büros wird knapp: Machen Sie Ihr Archiv zum Büro!
  • Zugriff auf alte Dokumente in Sekunden: Ihre Mitarbeiter haben Wichtigeres zu tun, als zu suchen!
  • Alles im Griff, auch unterwegs: Bei entsprechender Ausstattung von überall per Internet auf Ihre Akten zugreifen!

 

Zu unseren Kunden zählen neben Versicherungen, Rechtsanwalts-und Steuerberaterkanzleien auch Wohnungsbaugenossenschaften sowie Industrie- und Handwerksbetriebe. Lassen auch Sie sich von unserer Leistungsfähigkeit und Flexibilität überzeugen! 

Wir erfassen:

  • Akten bis Format A3 (auch Überlänge)
  • Kataloge, Zeitschriften und Bücher
  • Karteikarten etc., Pläne bis A0
  • DIAS und Negative

Wir erledigen:

  • Vorbereitung (Entheften, Entmetallisieren)
  • Scannen
  • Indexieren
  • Rückheften oder Vernichten
  • Archivimport oder Datenträger

Wir liefern:

  • Tiff, Pdf, Pdf-A, Jpeg etc.
  • Volltexterkennung oder Zonen-OCR
  • Barcodelesung
  • Indexdatei als XML, csv, txt, Access etc.

Mit Sicherheit!

 

Ihre Dokumente sind Vertrauenssache. 
Gehen Sie sicher, dass Ihre sensiblen Daten nicht in die falschen Hände gelangen! Durch unseren Vor- Ort- Scanservice ist gewährleistet, dass weder Dokumente noch Daten Ihre Räume verlassen. Alle Daten werden nach Ablage und Sicherung zuverlässig und nicht rekonstruierbar von allen unseren Rechnern gelöscht.

Doch auch wenn Sie Ihre Dokumente zu uns schicken, ist durch Sicherheitstransporte in Spezialbehältern und standardisierte, dokumentierte Abläufe der Datenschutz sowie die Vertraulichkeit zu jeder Zeit gewährleistet.

Workflow

Um die Potentiale eines ERP/DMS voll ausschöpfen zu können, ist die Nutzung eines automatisierten Workflows dringend zu empfehlen. Die genaue Definition von Abläufen, Zuständigkeiten und Vertretungsregeln bringt Überblick und Sicherheit im Umgang mit Dokumenten aller Art und verhindert Staus im Informationsfluss. Bei der Planung und der Umsetzung Ihres Workflows sind wir Ihnen gern behilflich!